Pourquoi faut-il privilégier la gestion de la paie en ligne ?

Brique essentielle de l’administration du personnel, la gestion de la paie se doit d’être fiabilisée pour asseoir la légitimité d’une entreprise et renforcer son attractivité. Un logiciel de gestion de la paie permet de rendre efficient l’ensemble des process liés au paiement des salaires : gestion des temps de travail et des activités, gestion des données sociales, gestion des absences, édition des bulletins de paie et transmission de la DSN. Activ’IT vous éclaire sur ce que vous apporte une solution de gestion de la paie en ligne (SaaS) par rapport aux solutions de gestion traditionnelles en monoposte.

Quelle différence entre une gestion traditionnelle de la paie et une gestion de la paie en ligne ?

La gestion de la paie comprend la collecte des données d’activité des salariés (plannings, absences, heures supplémentaires, etc.), le calcul de la rémunération, des cotisations et des contributions, la production des déclarations obligatoires (DUE et DSN notamment), l’édition et la transmission d’un bulletin de paie conforme et dans les délais.

De nombreuses entreprises externalisent auprès d’un cabinet d’expert-comptable tout ou une partie de la gestion de la paie pour se concentrer sur leurs activités métiers.

L’utilisation d’un logiciel de gestion de la paie peut permettre une gestion RH en interne simplifiée et optimisée, grâce à des fonctionnalités d’automatisation des calculs de paie et des déclarations, de transfert des écritures vers la comptabilité, de génération d’états pour le reporting.

Lorsque ce logiciel est hébergé en mode SaaS (logiciel de paie en ligne), la gestion de la paie est encore davantage fiabilisée : l’entreprise bénéficie des mises à jour réglementaires automatiques et donc d’une assurance de conformité permanente. La solution est accessible en mobilité et les données sécurisées. Elle prend en charge et simplifie la dématérialisation des bulletins de paie, leur transmission et leur archivage.

Quels outils pour gérer la paie en ligne ?

Gérer la paie nécessite a minima du matériel informatique. Les outils de Microsoft, tout particulièrement le tableur Excel, ont longtemps été utilisés par les services RH pour le calcul de la paie. Le traitement manuel de la paie avec Excel est cependant chronophage. Le risque d’erreurs est bien présent, et l’outil n’offre aucun soutien en matière de veille réglementaire. Afin d’accélérer et de fiabiliser leurs process RH, de nombreuses entreprises optent désormais pour un logiciel dédié, qui leur évite le coût d’une externalisation.

Les logiciels traditionnels, installés sur les postes de travail, simplifient le paiement des salariés et permettent la dématérialisation des bulletins de paie. Ils ont pour désavantage une installation coûteuse (sur chaque poste), ainsi que la nécessité de prévoir des mises à jour d’autant plus fréquentes que les réglementations encadrant le traitement de la paie évoluent beaucoup. Le logiciel de paie en ligne est la solution la plus aboutie pour simplifier le travail RH et pour s’assurer d’une conformité pleine et permanente.

L’évolution de la règlementation sur les bulletins de paie

La réglementation sociale est en perpétuelle évolution. La dématérialisation des bulletins de paie avait ainsi été poussée par la loi Travail de 2016, qui en précisait également les modalités et les conditions de mise en place. Au 1er janvier 2018, la fiche de paie a également été visuellement modifiée, avec l’ajout et le regroupement de rubriques. L’apparition du prélèvement à la source en 2019 a encore entraîné l’apparition de nouvelles rubriques sur les bulletins de salaire.

En 2023, le calcul de la paie et l’édition des bulletins de salaire connaît à nouveau des changements majeurs, avec notamment la création de la nouvelle rubrique obligatoire « montant net social ». Le nouveau modèle de bulletin de paie, en vigueur en juillet 2023, présente par ailleurs une nouvelle hiérarchisation des libellés. Autant de modifications successives qu’il est plus facile de mettre en œuvre quand on dispose d’un logiciel SaaS pour gérer la paie en ligne.

Participer à des sessions de formation pour maîtriser pleinement son logiciel de paie en ligne garantit une conformité irréprochable. Nos programmes de formation, spécialement conçus en fonction des réglementations actuelles et futures, vous permettent de vous familiariser efficacement avec votre outil et d’assurer une gestion conforme de la paie. Ces formations représentent une valeur ajoutée indéniable pour toute entreprise soucieuse de respecter les dernières normes sans compromettre l’efficacité de sa gestion salariale.

Découvrez un aperçu de nos formations :

• Lire et comprendre un bulletin de paie 
• Gérer les bulletins clarifiés
• Publier l’index de l’égalité Femme / Homme

Les solutions Sage pour gérer la paie en ligne

Revendeur et intégrateur de logiciel de paie Sage, Activ’IT vous aide à prendre le virage de la dématérialisation des bulletins de salaire et à fiabiliser vos process RH grâce à des solutions innovantes et adaptées à votre structure. Les solutions Sage pour la paie en ligne vous assurent une conformité à 100% sur le long terme. Le module Sage Business Cloud Paie (SBCP) dispose des fonctionnalités fondamentales pour établir des bulletins de salaire fiables, justes et conformes. Les mises à jour techniques et légales sont automatisées, de même que les sauvegardes.

Contactez également Activ’IT pour adopter le logiciel Sage Paie et RH, une suite complète d’outils de pilotage RH et de gestion de la paie comprenant des fonctionnalités essentielles d’automatisation et de dématérialisation. Centre de compétences Sage, Activ’IT vous propose aussi des formations au logiciel Sage RH : pour une prise en main plus rapide et un gain de productivité immédiat !

Vous pouvez également lire nos articles sur le sujet :

• Le cloud : des atouts incontournables pour la gestion de votre paie
• Comment le Cloud révolutionne votre gestion de la paie ?