Le cloud : des atouts incontournables pour faciliter la gestion de la paie

Publié le : 07 Jan 2021

Classé dans : Nouveautés 

Étiquetté : Dématérialisation  Gestion de la Paie et RH 

Après l’automatisation des flux et la dématérialisation des données, la migration dans le Cloud des solutions d’édition de bulletins de paies ou de déclarations sociales constitue le dernier maillon permettant de simplifier la réalisation des tâches les plus courantes en gestion de la paie.

L’usage de ces outils intuitifs et automatisés, accessibles en quelques clics, transforme donc radicalement le rôle des responsables paie : non seulement ils allègent leur charge de travail mais surtout ils permettent aux responsables RH de se recentrer sur leur expertise métier : L’accompagnement des collaborateurs.

À la clé, une productivité optimisée, une paie toujours conforme à la réglementation et une fonction plus stratégique. Explications :

1. Simplifiez-vous la gestion de la paie

  • Une interface en ligne intuitive
    Plus besoin d’installer logiciels et applications sur les postes de travail. Le cloud permet au gestionnaire de la paie d’accéder à son environnement de travail en quelques clics où qu’il soit et à n’importe quel moment via une interface en ligne sécurisée
  • Une création efficace des données
    Les données de la paie sont soit reprises automatiquement d’un mois sur l’autre lorsqu’il n’y a pas de modification, soit intégrées par le service paie quand il y a un changement à apporter à la marge, soit directement renseignées par le collaborateur lui-même après validation de son manager (par exemple pour ses dates de congés)
  • Une édition simplifiée des documents
    Les bulletins de paie, les DSN, les arrêts de travail, les soldes de tout compte… tous les documents émanant du service paie peuvent être réalisés en ligne et édités directement une fois les données validées selon des formats respectant les règles en vigueur
  • Un archivage des documents sécurisé et conforme
    Ces documents sont ensuite archivés sur des serveurs, selon les normes applicables en la matière et font l’objet d’une sécurisation maximale
  • La mise à disposition pour les collaborateurs dans un coffre-fort électronique sécurisé
    Ils peuvent également être enregistrés dans un espace propre à chaque collaborateur, appelé « coffre-fort » et dont l’accès est personnalisé. Un mail automatique l’informe qu’un nouveau document est accessible dans son espace. Il est ainsi assuré de toujours retrouver ses documents, sans avoir à les chercher.
  • La réalisation de reporting
    Cette concentration de données sociales permet de réaliser automatiquement des reporting mensuels, un suivi de la masse salariale sur des tableaux de bord dédiés ou encore une analyse prédictive et stratégique.

2. Renforcez votre productivité

  • Une réalisation facilitée des bulletins de paie et déclarations sociales
    Les bulletins et déclarations reprennent le plus souvent de manière automatique les informations du mois précédent si aucun changement n’est intervenu. Le gestionnaire de paie n’a alors plus qu’à vérifier cette bonne reprise et à corriger les éventuelles anomalies.
  • Un paramétrage automatique des conventions collectives
    Les solutions en ligne intègrent les conventions collectives qui sont automatiquement paramétrées pour être utilisées dans les documents sociaux. Dès qu’une modification légale intervient dans une convention, elle est répercutée dans les bulletins de salaires
  • Un calcul des taxes automatique
    Le calcul des taxes se fait automatiquement selon des taux remis à jour en fonction des évolutions législatives et règlementaires. Le gestionnaire de paie n’a à aucun moment à se soucier de leur mise à jour.
  • Des règlements des organismes sociaux en ligne
    Le cloud permet, une fois les déclarations établies, d’effectuer les règlements auprès des organismes sociaux à partir du même outil en ligne, ce qui permet de gagner en rapidité et efficacité.
  • Un allègement des tâches administratives
    En automatisant au maximum les différentes étapes d’élaboration des documents, le cloud libère le gestionnaire de la paie de toutes ces tâches répétitives, chronophages et à faible valeur ajoutée.
  • Plus de temps pour effectuer d’autres missions
    Il se libère alors du temps pour par exemple se tenir informé des évolutions législatives, renseigner les salariés s’ils ont des questions ou répondre à une urgence. Il peut ainsi se rendre plus disponible et créer une véritable relation de proximité.

3. Assurez la conformité de votre paie

  • Des mises à jour automatique des solutions de paie
    Pour faire face à l’accélération des réformes, sans avoir à se soucier de paramétrer les logiciels à chaque changement, la mise à jour se fait automatiquement sans intervention de la part du gestionnaire de paie.
  • Des documents fiables
    Cette mise à jour permanente permet d’éditer dans les temps, des documents toujours à jour des dernières réglementations.
  • Une centralisation des données et des outils
    Il n’est plus nécessaire de collecter des infos éparpillées à droite à gauche et dont à la qualité peut être aléatoire. Les  données remontent automatiquement des différents services, voire des collaborateurs eux-mêmes, dans une même interface. 
  • Le plus : un accompagnement par des experts métiers
    Une assistance par des experts dédiés est disponible en ligne et par téléphone pour répondre et accompagner le gestionnaire de paie dans l’utilisation optimale de son outil.

4. Contrôlez efficacement vos données

  • Le gestionnaire, un vérificateur des données
    Dans la mesure où le cloud dispense de saisir les informations, le risque d’erreurs est quasi nul. Le gestionnaire n’est alors plus un opérateur de saisie mais un contrôleur des données
  • Des alertes sur les incohérences
    Il est secondé dans ce travail par un système automatique d’alerte lorsqu’une incohérence est relevée, par exemple la détection de deux montants différents alors qu’ils devraient être identiques
  • La possibilité de modifier les éléments manuellement
    Même si la plupart des infos sont implémentées automatiquement, le gestionnaire de paie conserve toujours la main et peut modifier les éléments manuellement selon ses besoins

5. Optimisez votre organisation

  • Une plus grande flexibilité
    Grâce à son interface en ligne, le cloud permet un travail à distance, de n’importe où, à n’importe quelle heure, ce qui augmente la flexibilité et la réactivité du service paie.
  • Des données actualisées en temps réel
    L’outil récupère en temps réel les données et permet un accès immédiat à celles-ci.
  • Une demande des collaborateurs
    Cet accès à tout heure de n’importe quel support, y compris le smartphone, répond à une logique d’agilité demandée par les collaborateurs de l’entreprise.

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