Facturation électronique : les avantages insoupçonnés pour votre entreprise

Entreprise assujettie à la TVA, vous êtes sur le point de faire face à un changement majeur : dès le 1er septembre 2026, la facturation électronique sera obligatoire de manière progressive selon la taille de votre structure. Que vous soyez une grande entreprise, une PME ou une TPE, vous devrez être en mesure de recevoir et d’émettre des factures électroniques.

La e-facture est une révolution numérique qui va simplifier le quotidien de votre entreprise. Fini les factures papier scannées, place à une solution 100 % digitale, émise, envoyée et archivée en ligne. Pour être en conformité avec la législation, elle doit respecter des critères techniques précis, comme l’inclusion de certaines informations obligatoires et l’utilisation d’un format reconnu (Factur-X).

La facture au format électronique n’est pas seulement une contrainte légale, découvrons aujourd’hui comment elle peut vous être bénéfique.

Dématérialisation des factures : avantages et bénéfices pour votre société

Outre la réduction des coûts de gestion et l’amélioration de votre système comptable, la facturation électronique apporte par nature des bénéfices à votre entreprise.

Réduction des coûts de traitement

Achat de papier, impression, affranchissement, archivage, le passage d’une facture papier à une facture au format électronique entraîne instantanément une baisse des coûts de traitement.

D’après le rapport GS1 France sur les bonnes pratiques de la facturation électronique, le coût de traitement moyen d’une facture papier sortante avoisine les 10 €, là où le coût d’une facture électronique sortante serait plutôt de 2 à 3 €.

D’où viennent ces économies ?

• Suppression du papier, de l’impression, de l’affranchissement, d’une éventuelle ressaisie et du lieu de stockage physique remplacé par l’utilisation d’un espace de stockage électronique : le cloud. 
• Diminution du temps de transmission de la facture. 
• Simplification du traitement des factures. 
• Limitation des risques de perte de factures… 

Simplification des processus

C’est un fait, les factures au format numérique sont envoyées, reçues et traitées plus rapidement. De plus, la facturation électronique entraîne l’automatisation de nombreuses tâches :

• Traitement des factures : saisie et intégration des données, rapprochement des données et identification des erreurs (écart de prix, quantité…). 
• Simplification de la déclaration de TVA à terme grâce à un pré-remplissage des champs de déclarations.  
• e-reporting ou transmission à l’administration d’informations dématérialisées. 

D’une manière générale, ce changement apporte un gain de productivité et un allègement de la charge administrative.

Conformité légale et sécurisation

Lorsqu’il s’agit de facturation électronique, la conformité règlementaire est essentielle. Pour être valide, une facture doit respecter un certain nombre d’obligations légales, des erreurs pouvant entraîner des retards de paiement et des amendes le cas échéant.

Avoir recours à un logiciel de facturation aide à créer des factures parfaitement conformes aux normes légales et techniques. Il apporte aussi des fonctionnalités complémentaires :

• centralisation des données avec de multiples accès ; 
• accès immédiat aux documents archivés ; 
• traçabilité des factures ; 
• visibilité instantanée des opérations en cours… 

Amélioration de la relation client/fournisseur

Comme nous l’avons vu, les factures électroniques sont envoyées et reçues plus rapidement, réduisant alors les délais de paiement et les échanges de courriers. Les données sont fiabilisées, et les documents suivent à la lettre le cahier des charges de vos donneurs d’ordres. Traitées et archivées plus rapidement, elles réduisent les erreurs et les litiges.

Le tout contribue à renforcer la confiance entre votre entreprise et vos partenaires commerciaux.

Bonus : la e-facture offre aussi l’opportunité de cultiver une image de marque innovante, dynamique et attractive en phase avec les nouveaux comportements liés aux technologies numériques.

Bien préparer votre entreprise à accueillir la facturation électronique

Comment se passe concrètement l’intégration du format numérique ? Voici quelques points à considérer pour préparer votre entreprise à adopter la facture dématérialisée. Bien sûr, cette liste est non exhaustive !

• Se renseigner et former vos équipes sur les modalités liées à la facturation électronique. Les ressources du gouvernement sont à privilégier (impots.gouv). Consultez votre expert-comptable si besoin pour un apport supplémentaire d’informations. 
• Auditer votre gestion actuelle de la facturation en s’assurant notamment que votre fichier client est à jour avec toutes les informations requises : numéro de TVA intracommunautaire, SIRET, adresse, etc. 
• Choisir une plateforme partenaire pour la facturation électronique, comparez pour trouver le partenaire qui répond aux besoins spécifiques de votre entreprise. 
• Modifier les méthodes et processus de facturation en place si besoin. 

La transition vers la facturation électronique impacte l’organisation de votre entreprise. Quel que soit le degré d’avancement de votre transition numérique, il est important de préparer en amont votre entreprise à ces évolutions en :

• restructurant les processus des fonctions impactées ; 
• intégrant des progiciels tels qu’un GED ou un logiciel de dématérialisation ; 
• refondant les missions et en formant les salariés en charge des processus de facturation et de reporting.

Nous espérons que cet article vous aura permis d’appréhender les bénéfices potentiels de la facture électronique ainsi que les points clés pour bien préparer votre activité à cette transition. Chez Activ’IT, nous sommes conscients du défi que représente l’arrivée de la facturation électronique obligatoire pour votre entreprise, c’est pourquoi nous vous accompagnons dans cette évolution.

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