Facture électronique : Comment déclarer sa Plateforme Agréée (PA) ?

La généralisation de la facture électronique approche en France et les entreprises doivent désormais anticiper une étape incontournable : la déclaration de leur Plateforme Agréée (PA) auprès de l’administration fiscale. Cette démarche conditionne la conformité de la transmission et de la réception des factures électroniques, et joue un rôle essentiel dans la bonne circulation des données entre partenaires, clients, fournisseurs et services publics.

Notre article a pour objectif d’apporter une vision claire des obligations, des caractéristiques attendues d’une plateforme agréée (PA), et des étapes à suivre pour procéder à la déclaration. Les informations disponibles sont nombreuses et parfois contradictoires ; l’enjeu est donc de vous apporter un point de référence fiable pour vous accompagner dans votre transition.

Qu’est-ce qu’une Plateforme Agréée (PA) et quel est son rôle ?

Une Plateforme Agréée, anciennement appelée PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire), est une solution validée par la Direction générale des Finances Publiques et inscrite sur la liste des plateformes immatriculées auprès de l’État. Elle assure une fonction centrale dans le processus de facturation dématérialisée. Son périmètre couvre :

• l’émission, la réception et la transmission des factures électroniques,
• la conversion et le contrôle des formats conformes (Factur-X, UBL, CII),
• l’interopérabilité avec les autres plateformes immatriculées et le Portail Public de Facturation,
  l’archivage sécurisé des données,
• le respect des obligations fiscales, y compris les tests de conformité imposés par la réforme.

En pratique, la PA, anciennement PDP, agit comme un relais fiable entre l’entreprise, l’écosystème de facturation et l’administration. Elle est essentielle pour maintenir un transfert sécurisé des données, assurer la cohérence des flux, faciliter la communication entre partenaires commerciaux et garantir que chaque facture envoyée ou reçue respecte les règles en vigueur.

Pourquoi faut-il déclarer une Plateforme Agréée à l’administration fiscale ?

La réforme impose que toute société française, quelle que soit sa taille, utilise une plateforme immatriculée pour gérer ses flux de facturation électronique. La déclaration de la plateforme agréée permet :

• d’identifier officiellement l’outil utilisé pour les transmissions,
• d’assurer la continuité de traitement pour les factures émises et reçues,
• de sécuriser les processus, notamment en cas de audits fiscaux,
• de garantir la traçabilité complète du dossier de facturation, de son émission jusqu’à son archivage

À défaut de déclaration, l’entreprise ne sera pas reconnue comme conforme aux exigences de transmission définies par l’autorité fiscale. La société non conforme risque une rupture dans la circulation de ses factures, un retard dans les paiements, et des difficultés administratives avec ses partenaires. La déclaration n’est donc pas une formalité : c’est une étape structurante dans la transition vers la dématérialisation totale.

Comment choisir une Plateforme Agréée : quelles caractéristiques indispensables ?

Le marché de la facturation électronique s’est fortement structuré depuis la réforme, et de nombreuses solutions agréées sont désormais disponibles. Pour sélectionner l’outil le plus pertinent, les entreprises doivent examiner plusieurs critères clés afin d’assurer une intégration fluide et une conformité durable.

1. Interopérabilité et conformité fiscale

La PA doit être immatriculée et répondre strictement aux exigences de la DGFIP. Ce point garantit le traitement fluide des factures et la compatibilité avec les autres plateformes agréées.

2. Capacité d’intégration avec l’existant

Une plateforme agréée efficace s’intègre nativement au système de gestion, que celui-ci couvre la comptabilité, les achats, les ventes, la trésorerie, la production ou la paie.

Pour les utilisateurs de Sage100, par exemple, la Plateforme Agréée Sage immatriculée auprès de l’État présente l’avantage d’être directement connectée à leurs outils de gestion, ce qui supprime les ressaisies et renforce la cohérence des processus.

3. Sécurité et archivage des données

Les données fiscales doivent être archivées selon des règles strictes, permettant un accès sécurisé, une conservation réglementaire et une traçabilité complète.

Les solutions agréées reconnues garantissent une infrastructure robuste, chiffrée et auditée.

4. Gestion avancée des échanges commerciaux

Les solutions agréées les plus complètes vont au-delà du simple transfert de données, de nombreux avantages en découlent :

• Analyse des transactions : grâce à des mécanismes d’analyse avancée, certaines plateformes agréées sont capables de détecter automatiquement les incohérences dans les montants, les doublons, les erreurs de TVA ou les anomalies de formats. Ces contrôles renforcent la fiabilité du dossier de facturation et facilitent les échanges avec les services de la DGFiP. La société limite ainsi les risques de rejet, de litige ou de retards de traitement.
• Automatisation des contrôles de conformité : les contrôles qui étaient autrefois réalisés manuellement (structure des factures, mentions légales, conformité aux formats imposés, cohérence de la data), sont désormais automatisés. Cette automatisation réduit la charge de travail des équipes comptables, sécurise les flux et garantit que les factures transmises répondent aux exigences de la réforme sans intervention supplémentaire.
• Compatibilité avec la facturation internationale : les entreprises immatriculées en France qui travaillent avec l’étranger doivent gérer des formats, règles et obligations qui diffèrent selon les pays.
• Ouverture vers les partenaires bancaires pour fluidifier les paiements : certaines plateformes offrent une intégration étroite avec les établissements bancaires pour accélérer les processus de règlement. Elles facilitent la mise en place de rapprochements automatisés, l’envoi de statuts de paiement, ou encore la prévision de trésorerie grâce à une vision consolidée des flux d’achats et de ventes.

5. Pérennité de la PA

La réforme de la facturation électronique est évolutive. Choisir un éditeur solide, habitué aux contraintes légales, garantit une adaptation continue aux futures évolutions et la mise à jour régulière des mécanismes de conformité et de sécurité.

Comment procéder à la déclaration de sa Plateforme Agréée Sage ?

La déclaration se fait via le formulaire officiel mis en place par la DGFIP ou par les éditeurs agréés. Pour les entreprises utilisant les outils Sage, la procédure est simplifiée via une interface dédiée.

Voici les étapes à suivre :

1 : Rassembler les informations administratives

Le formulaire de déclaration requiert :

• le numéro SIREN,
• les coordonnées de la société,
• la plateforme agréée sélectionnée,
• les informations de contact du partenaire ou de l’intégrateur (comme Activ’IT).

2 : Compléter le formulaire de déclaration

Pour les utilisateurs Sage, l’accès se fait directement via ce formulaire : Enregistrement Plateforme Agréée Sage

3 : Vérification et activation

Une fois la demande validée, la PA devient officiellement la plateforme agréée déclarée. Des tests fonctionnels et techniques sont alors recommandés pour s’assurer du bon fonctionnement des transmissions avant la mise en production définitive. Une fois ces tests finalisés, l’entreprise peut alors assurer une circulation sécurisée et conforme de ses factures électroniques.

4 : Suivre le tutoriel si nécessaire

Pour faciliter la démarche, retrouvez un tutoriel vidéo clair et opérationnel.

Conclusion : anticiper la déclaration de sa PA pour garantir une transition maîtrisée

La réforme de la facture électronique impose de nouvelles obligations, mais elle ouvre également la voie à de nombreux avantages : des flux plus fiables, des échanges simplifiés et une meilleure maîtrise des processus financiers. La déclaration d’une plateforme agréée immatriculée par la Direction Générale des Finances Publiques constitue une étape clé pour tous les acteurs économiques.

Les entreprises équipées de Sage bénéficient d’une plateforme déjà immatriculée et intégrée à leurs outils, ce qui facilite la mise en conformité. Pour autant, le choix et la déclaration d’une PA (anciennement PDP) doivent être anticipés afin de garantir la pérennité du système de gestion.

Pour être accompagnés dans ces démarches : choix de la PA, paramétrage, tests, ou simple clarification des obligations ; les équipes Activ’IT peuvent vous guider et vous fournir la grille tarifaire sur demande.