Amélioration de la gestion des stocks : Cas client Activ’IT

Une entreprise peut vite être fragilisée à la suite d’une mauvaise gestion des stocks. Rentabilité et chiffre d’affaires peuvent en effet être impactés en cas de ruptures de stocks incessantes ou à l’inverse, en cas d’accumulation de stocks, dit dormants. Il est alors essentiel de mettre rapidement en place des solutions correctives.

Étude de cas : Fragilisation de l’entreprise par une mauvaise gestion des stocks

En ce début d’année 2022, Activ’IT est sollicité par un client spécialisé dans le négoce de produits stockés. Cette entreprise a fait le choix de s’équiper de l’ERP Sage 100 : modules comptables et gestion commerciale, pour réaliser des factures de vente et des commandes d’achat. Afin d’identifier le ou les problèmes de l’entreprise, Activ’IT évalue les processus en place au sein des équipes :

La gestion des stocks est tenue sur un fichier Excel mis à jour manuellement par les salariés responsables de l’organisation du stock et connaissant les références des produits. L’absence ou la non-disponibilité de ces personnes compromet la mise à jour, provoquant rapidement des ruptures de stock sur des références phares, soit un manque à gagner pour la société. Inversement, des commandes sont parfois passées aux fournisseurs sans besoin réel, générant ainsi un stock dormant, soit une immobilisation de la trésorerie.

La gestion des entrées et des sorties du stock est également complexifiée par le fait qu’un même article peut être rangé à différents endroits dans le dépôt. Cette organisation entraîne des problèmes d’inventaire résultant d’une communication compliquée, voire impossible. De surcroît, les factures fournisseurs non détaillées, compromettent un reporting sur les quantités achetées et l’historique des prix par références d’article.

Solution Activ’IT : Former et accompagner l’entreprise au logiciel Sage 100

Activ’IT déduit rapidement que tout le processus de gestion des stocks est à remettre en cause. Une assistance sur le logiciel Sage 100 Entreprise, déjà en place dans l’entreprise, est alors retenue : former les équipes à la saisie des commandes au sein du logiciel.

Le processus d’entrée en stock est redéfini, avec les employés concernés, de la façon suivante :

1. À la réception de la marchandise, la commande est transformée en bon de livraison dans Sage100. Cette nouvelle étape permet de réaliser l’entrée en stock des produits dans le logiciel. Des contrôles qualité permettent de vérifier les quantités reçues et l’aspect visuel. En cas de non-conformité, un bon de retour peut être généré via Sage. Une commande peut également être transformée partiellement en bon de livraison si la réception issue du fournisseur est partielle ;
2. Grâce au logiciel, anciennement nommé Sage 100 cloud Entreprise, le bon de livraison est ensuite transformé en facture d’achat lors de la réception de la facture fournisseur. Les prix d’achat de la facture sont contrôlés pour vérifier leur correspondance avec les prix négociés, renseignés en amont dans Sage. La facture est ensuite envoyée en comptabilité pour éviter toute ressaisie.

Cette gestion complète dans le logiciel Sage permet d’avoir une visibilité sur les bons de commandes en cours (engagements pris auprès des fournisseurs), soit l’impact futur des commandes d’achat sur la trésorerie. Par ailleurs, la gestion des bons de livraison restants (représentants des factures non reçues) est également géré automatiquement dans Sage 100 cloud Entreprise facilitant leur saisie lors de la clôture comptable et ainsi éviter toute erreur de communication interne.

Après une démonstration et une validation auprès des équipes clients, le processus logiciel de gestion des stocks est mis en place : Activ’IT s’est chargé de renseigner références, code-barres, tarifs, politiques de remise, ainsi que le conditionnement fournisseur des articles dans le logiciel Sage.

Côté vente, le logiciel Sage 100, dont les stocks sont fiables, permet une livraison de produit sans faille :

1. Le stock étant maintenant géré par emplacement, il est simple pour le magasinier de savoir où aller récupérer les produits commandés ;
2. Une fois la commande préparée, celle-ci est transformée en bon de livraison imprimé pour chaque commande. L’automatisation des sorties permet de décrémenter les stocks selon les produits livrés ;
3. Une facture est ensuite réalisée et comptabilisée pour éviter, encore une fois, toute ressaisie comptable.

Les bénéfices apportés à la suite de l’intervention Activ’IT

Gestion financière du stock

La formation de ce client à l’utilisation d’une solution de gestion des stocks lui a permis d’améliorer la gestion financière de son stock. En effet, la gestion des achats et des ventes dans Sage 100 lui a donné la possibilité d’analyser l’état des stocks à terme et en fonction des achats, des ventes et des stocks minimums.

Inventaire simplifié

La planification du réapprovisionnement d’article par article est également un élément avantageux qu’offre le logiciel Sage. Recourir à une solution de gestion des stocks Sage 100 a permis à l’entreprise de positionner les conditions de livraison fournisseur sur chaque article pour optimiser les commandes fournisseurs en fonction de leurs délais de livraison. L’inventaire est également simplifié étant donné que la gestion des stocks par emplacement facilite le comptage ainsi que la mise en place des inventaires tournants. De plus, l’informatisation facilitera l’arrivée de nouveaux collaborateurs au sein de l’entreprise : les processus de gestion des stocks étant accessibles à tous.

Reporting

Avoir fait appel à Activ’IT a également permis la mise en place d’un reporting sur l’historique des achats en quantité et en prix, par article, par fournisseur, par famille d’articles…etc. Ces états peuvent favoriser le calcul de RFA (Remises de Fin d’Année) ou peser dans les négociations avec les fournisseurs. Ils permettent également de mieux contrôler l’évolution des prix pour pouvoir éventuellement le répercuter sur les prix de vente.

Calcul de la marge

Enfin, les stocks étant gérés en quantité et en valeur, la marge sur les documents de vente est dorénavant automatiquement calculée par la différence entre le prix de vente et le prix de revient.

Il est donc possible de connaitre la marge à travers différents aspects et de paramétrer des alertes basées sur des niveaux de marge.

Si vous aussi vous rencontrez des problèmes de gestion interne, n’hésitez pas à faire appel aux experts Activ’IT. Un diagnostic de l’existant permettra de comprendre l’origine de vos difficultés et nos experts en gestion d’entreprise vous proposerons des solutions.