5 bonnes raisons d’automatiser la gestion des congés de vos employés

Adopter un logiciel de gestion de congés pour son entreprise permet de répondre à plusieurs enjeux, à travers la fiabilisation des tâches RH, la fidélisation des employés, l’optimisation des plannings. À l’heure de la digitalisation massive de la société et des modes de travail, la dématérialisation des processus RH passe aussi par l’automatisation de la gestion des congés. Cela résout ainsi les nombreuses contraintes liées à la saisie manuelle et permet de gagner en temps et en efficacité. Activ’IT détaille pour vous 5 avantages de passer à une gestion des absences et congés automatisée.

1. Décentraliser et faciliter les demandes de congé 

Un logiciel de gestion de congés en ligne permet de renforcer le fonctionnement collaboratif de votre entreprise : les demandes peuvent être décentralisées. Les salariés pouvant les réaliser eux-mêmes sur une application mobile à gestion d’accès hiérarchisée. Ces demandes peuvent être faites et validées à tout moment, c’est-à-dire au sein de l’entreprise, en télétravail, et même en période de mobilité. Les fonctionnalités collaboratives allègent la charge reposant sur les managers, qui n’ont plus besoin de centraliser, de prétraiter puis de transmettre les demandes manuellement. Autre atout de la gestion des congés en ligne, le salarié peut connaître en temps réel l’avancement de sa demande, sans avoir besoin de relancer ou d’interroger ses supérieurs. 

2. Raccourcir le process de validation 

La déclaration des congés automatisée est une solution ouverte. Elle est au service de l’optimisation de l’organisation de l’entreprise : le salarié dépose une demande éclairée, en prenant en compte le planning de ses collègues et les contraintes de l’entreprise (engagements, périodes de pic d’activités, etc.). Les demandes seront donc d’emblée plus pertinentes, faisant gagner un temps considérable dans la gestion des congés en réduisant les allers-et-retours inutiles dans le circuit de validation (refus, nouvelle demande, nouveau refus, etc.). Un process de validation pré-paramétré assure une uniformisation des règles et contraintes, mieux comprises de tous et applicables de manière systématique. 

3. Réduire les risques d’erreurs 

La digitalisation de la gestion des absences et congés remplace les saisies manuelles sources d’erreur et l’utilisation de documents papier, davantage sujette aux pertes, dégradations et litiges. Avec des process fluidifiés et des risques d’erreurs considérablement amoindris, les entreprises peuvent gérer le sujet des absences et des congés de manière plus sereine et pacifiée. La réduction de papier permise par la dématérialisation et l’automatisation de la gestion des congés répond aussi à des enjeux environnementaux et permet donc à l’entreprise de tenir ses engagements RSE sur la réduction de son impact écologique. 

4. Faciliter le traitement de la paie 

Après la dématérialisation des documents RH, l’automatisation révolutionne à son tour le quotidien des gestionnaires de paie. Une solution de déclaration des congés automatisée fait gagner un temps considérable, grâce à l’import de ces variables directement dans la paie. De nombreuses saisies manuelles sont évitées, et l’ensemble du traitement de la paie fiabilisé. 

5. Améliorer l’expérience des employés et l’image de l’entreprise 

L’ensemble des fonctionnalités et atouts d’un bon logiciel de gestion des absences et congés participe des leviers de fidélisation des salariés. La gestion automatisée des congés donne une image de modernité à l’entreprise. Elle améliore aussi l’expérience des employés à plusieurs égards : 

• En les impliquant davantage dans l’organisation de l’entreprise, permettant à chacun de mesurer l’impact de ses absences sur le planning global, 
• En évitant les pertes de temps dues aux refus de demandes de congés,
• En leur permettant d’obtenir une réponse plus rapide,
• En favorisant une meilleure compréhension des règles et contraintes propres à l’entreprise, et donc leur acceptation. 

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